Les fonctionnalités associées au Web Conferencing et aux conférences audio et vidéo sont sensiblement comparables, que l'on déploie en interne l'une des solutions disponibles chez IBM, Cisco, Adobe ou Microsoft, ou que l'on opte pour un service hébergé chez ces mêmes acteurs ou chez Genesys Conferencing et Premiere Global Services. Ces deux types d'offres présentent des avantages et des inconvénients qui seront développés dans un prochain article.
Dans un cas comme dans l'autre, certaines fonctionnalités comme la prise de contrôle à distance, sont activées par des programmes déployés automatiquement sur les PC concernés. "Il s'agit d'un contrôle Active X, d'une applet Java, d'un programme Flash ou d'un simple exécutable", explique Michel Cugnot (photo), consultant technique en communications sur IP chez Cisco.
Organisation et supervision de réunions
Une conférence sur le web est créée à l'initiative d'une personne dont le poste supporte généralement une application en mode client lourd, plus sophistiquée que celle des autres participants qui, pour leur part, se contentent souvent d'une interface web. L'organisateur peut ainsi automatiser les invitations et les rappels (avec le numéro de téléphone de la conférence audio), et transmettre les documents et questionnaires nécessaires à la future réunion. Durant celle-ci, il peut en outre donner la parole ou le contrôle d'une présentation, à tel ou tel participant.
Partage de documents et d'applications
Le partage de documents permet de montrer à tous une présentation PowerPoint, un PDF ou tout autre type de fichier. Le tableau blanc qui permet de griffonner des schémas et la publication de pages web viennent compléter la panoplie. Avec le partage d'applications, il s'agit de prendre à distance le contrôle d'une application située sur un poste et de montrer le résultat à tous les participants. Cette fonctionnalité peut être étendue à l'ensemble d'un PC. Pour des raisons de sécurité, elle impose l'autorisation de l'utilisateur.
Messagerie instantanée
Cette fonctionnalité par ailleurs très classique permet aux utilisateurs de dialoguer par écrit en temps réel durant la conférence. Elle est couplée à la gestion de présence grâce à laquelle l'état de chaque participant peut être contrôlé.
Gestion de questionnaires
Avant, pendant et après la conférence, des questionnaires peuvent être transmis à tous les participants dont les réponses sont automatiquement consolidées. Cela permet par exemple de réaliser un vote en ligne.
Conférence audio
La conférence audio, comme son nom l'indique, permet aux différents participants de discuter oralement. Les flux vocaux passent encore souvent par le RTC mais de plus en plus, ils sont en voix sur IP, de PC à PC ou via une intégration avec le système de ToIP de l'entreprise. A partir de l'application web, il est possible de déclencher un appel vers quelqu'un pour le faire entrer dans la conférence, et de contrôler le type de connexion de chaque participant : conférence web uniquement, ou également audio et vidéo.
Conférence vidéo
Certains systèmes de Web Conferencing intègrent une visioconférence multipoints assez fruste, avec l'affichage de vignettes montrant les utilisateurs. La qualité d'image s'améliore toutefois et le nombre de vignettes simultanées tend à augmenter, passant couramment à quatre ou six. Parallèlement, certains produits s'interfacent avec des systèmes de visioconférence plus sophistiqués, intégrés aux PC ou autonomes, proposés par des acteurs comme Polycom ou Tandberg.
Enregistrement des réunions virtuelles
L'ensemble de la réunion virtuelle est enregistrée en capturant tout ce qui est apparu à l'écran et en enregistrant les conversations. Un fichier vidéo peut ainsi être transmis aux participants ou aux personnes n'ayant pas pu assister à la réunion.
Gestion d'événements
La plupart des prestataires de services hébergés proposent un service de gestion d'événements. "On ne parle plus de travail collaboratif, dont le nombre moyen de participants n'excède pas cinq, mais de projets de communication vers plusieurs centaines de personnes", précise Frédéric Dumas (photo), directeur commercial de Genesys Conferencing. Le volet web se réduit alors à une présentation diffusée en streaming. Quant au volet audio, il commence par une simple diffusion mais peut ensuite devenir interactif afin de permettre au public de poser des questions. En amont, ces services assurent la gestion des invitations et des inscriptions.
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