GLI optimise les interventions de ses 200 techniciens

Créé il y a 50 ans, GLI International est le premier fabricant européen de réservoirs de gaz à usage domestique ou industriel. En plus de son activité de conception et de fabrication, ses 200 techniciens installent, inspectent, et entretiennent les réservoirs pour des clients tels qu'Antargaz, Totalgaz, etc. Les techniciens se déplacent suite aux demandes d'intervention transmises par les clients. A l'origine, ces demandes étaient effectuées et traitées au format papier, ce qui posait deux problèmes. "D'une part, il était difficile d'optimiser l'activité des 200 techniciens à cause de la lenteur de transmission des informations. D'autre part, le traitement administratif des interventions pouvait nécessiter jusqu'à un mois entre la demande initiale et le compte-rendu final", explique Francis Frêne, directeur administratif et financier de GLI International.

L'implication des clients, facteur de succès

Début 2006, l'entreprise décide de remplacer ses formulaires papier par le logiciel hébergé Praxedo Intervention qui prend désormais en charge tout le cycle de vie d'une intervention, de la demande initiale du client à l'envoi du compte-rendu de mission. L'implication des clients de GLI dans le projet a été un véritable facteur clé de succès.

"Nos clients devaient faire face à la même charge administrative de traitement des documents papier et la même lenteur du processus. Ils étaient demandeurs du tout électronique", explique Francis Frêne (photo). Après avoir étudié plusieurs pilotes pour paramétrer finement le logiciel en fonction des attentes de l'ensemble des acteurs - clients, techniciens, administratifs -, GLI a équipé 120 de ses techniciens début 2007 après une courte formation.

Les clients émettent désormais leurs demandes d'intervention directement depuis leur ERP vers celui de GLI, l'outil Praxedo Intervention jouant le rôle de passerelle. Hébergé chez l'éditeur éponyme, le logiciel se synchronise toutes les nuits avec le système d'information de GLI (Intégrale 500 de Sage) via un échange de fichiers. Praxedo Intervention fournit aussi des outils d'aide à la décision permettant d'optimiser l'affectation des missions selon différents critères (géographiques, compétences, disponibilités, etc.).

Quelques dizaines d'euros par technicien et par mois

L'ordre de mission est transmis directement sur le PDA HP6915 de chaque technicien via le module mobile de Praxedo Intervention. Il peut y consulter son planning ainsi que le détail de chaque mission et y saisir son compte-rendu d'intervention en temps réel. Le rapport est alors transmis automatiquement au siège de GLI qui l'envoie à son tour au format électronique au client via un échange de type EDI.

Grâce à l'architecture SaaS (Software as a Service), l'ensemble de la solution Praxedo a été mise en place en deux à trois mois. Aucun déploiement n'a donc été nécessaire sur les serveurs de GLI International. Avec seulement quelques dizaines d'euros par technicien et par mois, l'investissement de GLI International a rapidement porté ses fruits. "Nous avons divisé par deux la charge administrative et le délai de traitement des interventions est passé d'un mois à 48 heures", se réjouit Francis Frêne.

Mieux, la qualité des interventions a été améliorée car les techniciens peuvent désormais prendre des photos ou ajouter des coordonnées GPS dans leur outil. Un point important dans un domaine d'activité où la fiabilité des données revêt un caractère critique en termes de sécurité. La mise en place du logiciel a également permis d'optimiser l'organisation interne. Fort de cette première expérience positive, GLI va maintenant étendre la solution à l'ensemble de ses techniciens.

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