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Réussir son projet décisionnel : les pièges à éviter

Par Marc Choukroun le 06/07/2004 - indexel.net
 

La réussite ou l'échec d'un projet de système décisionnel dans l'entreprise dépend de nombreux facteurs, à la fois technologiques, organisationnels et humains. Les conseils de Marc Choukroun, consultant chez RT Consulting, SSII spécialisée.

 

Pour mettre en oeuvre un projet décisionnel, certaines conditions doivent être réunies afin de maximiser les chances de complète réussite. Alors, quelles sont les erreurs qui peuvent constituer un frein redoutable pour la bonne marche de votre projet ? Commençons par quelques facteurs humains. La mise en place de votre système décisionnel ne peut se faire sans la participation active des utilisateurs. L'expression des besoins va permettre de définir le cahier des charges du projet, mais elle va aussi - et surtout ! - fournir des indications précieuses sur la manière dont les utilisateurs vont exploiter le système.

Construire la base de données

Des éléments recueillis lors de la phase d'étude, l'informaticien déduira la structure de la base de données, c'est-à-dire l'agencement optimal de vos données pour répondre aux problèmes que vous vous posez. Il est donc important, voire vital, de prendre le temps d'exprimer ces besoins qui devront être couverts par le futur système. Donc, si les utilisateurs se cantonnent à des réponses ressemblant à "donnez-moi l'accès à toutes les données, je me débrouillerai bien pour construire moi-même mes tableaux de bord", vous aurez la certitude de produire un système incapable de répondre de façon optimale à vos interrogations, parce que la base de données n'aura pas été construite pour y répondre. A vous dans ce cas les temps de réponse infinis, les impossibilités multiples, la non productivité...

Séduire le "super utilisateur"

Étudions un autre scénario. Il existe dans votre entreprise un "super utilisateur", informaticien à ses heures perdues, qui petit à petit est devenu incontournable. C'est un véritable "professionnel" de la macro Excel ou de la base de données Access (ou des deux). Depuis des années, il a accumulé une connaissance importante. L'arrivée d'une équipe d'informaticiens de métier, venant mettre en place le projet décisionnel sera probablement mal vécue par notre super utilisateur. Pourtant, il détient une quantité importante d'informations très utiles, si ce n'est stratégiques. Le challenge du projet sera donc de réussir à ne pas le braquer contre cette nouvelle technologie qui, à ses yeux, risque de lui "prendre sa place".

Qualifier précisément les données manipulées

L'un des objectifs évidents d'une entreprise mettant en place un système décisionnel est à coup sûr la possibilité de produire des tableaux de bord de pilotage. Les informations synthétisées dans ces documents apporteront aux décideurs de l'entreprise une aide précieuse dans leur prise de décision, leur permettant d'infléchir la stratégie de l'entreprise en fonction de la réalité de l'activité. Si le discours est simple, la mise en oeuvre de tels tableaux de bord suppose une qualification précise des données manipulées. Les utilisateurs de ces documents doivent impérativement connaître la signification précise des indicateurs produits. Comment sont-ils calculés ? Quelles sont les données traitées ? Quel est le périmètre fonctionnel exact de l'information ? Quand les données ont-elles été mises à jour pour la dernière fois ?

Partager les mêmes notions

Vous éviterez ainsi ces trop célèbres réunions où chaque intervenant arrive avec ses propres tableaux de résultats, le plus souvent produits à l'aide d'un tableur de type Excel, et durant lesquelles la principale préoccupation est d'essayer d'identifier les chiffres les plus exacts... L'ensemble de ces informations - dictionnaire d'entreprise permettant à chacun de manipuler les mêmes notions, informations qualitatives sur les données - constitue les méta données ou "données sur les données" (lire notre article Modèle de données : cap sur le métier de l'entreprise). La diffusion de ces informations, vitale au sein de l'entreprise, est trop souvent négligée ou ignorée, et conduit parfois à des prises de décisions pour le moins hasardeuses.

Une affaire de spécialistes

Ces exemples sont loin d'être exhaustifs. On citera entre autres la non-implication de la direction générale, privant le projet de la "gouvernance" nécessaire, l'absence d'accompagnement des utilisateurs durant la phase de démarrage, la qualité (ou plutôt l'absence de qualité) des données sources... Une méthodologie rigoureuse, le choix de composants techniques adaptés, les conseils et l'accompagnement d'intervenants expérimentés sur ce type de projet, vous permettront heureusement d'atteindre vos objectifs. La mise en oeuvre d'un système décisionnel au sein d'une entreprise est bien une affaire de spécialistes, à l'écoute de vos besoins. Il faudra y associer une action cohérente de conduite du changement pour que l'investissement consenti soit rentabilisé, et même au-delà...